Assistant(e) exploitation H/F

Publié le 23 juin 2020

Métier :

Accueil et Administration

L'aventure NGE

Au sein de notre filiale NGE FONDATIONS, nous recrutons un(e) Assistant(e) d'Exploitation H/F.

Rattaché à notre agence de Drap (06), vous réalisez diverses missions administratives et de gestion :

- Assure l'accueil physique et téléphonique de l'agence;

- Gère le courrier (réception, enregistrement diffusion, mies en forme et envoi);

- Participe à l’établissement des dossiers d’offres (complète les DQE, met en forme les dossiers, envoie des dossiers...);

- Participe à l’ouverture des dossiers travaux (prépare la fiches affaire du chantier, demande l’attribution du numéro de chantier, enregistre les dossiers et pièces marchés, établit les demandes d’autorisations de travaux, réalise les DICT, demande l’établissement de la caution bancaire, prépare le cadre de la facturation, ouvre les droits du chef de chantier pour pointage Sierra, prépare les dossiers de sous-traitance (contrat, DC4, pièces administratives, …), transmet le PPSPS aux organismes de contrôle...);

- Réalise le pointage hebdomadaire du personnel de l’agence ;

- Tient à jour le registre unique des intérimaires;

- Réalise les rapprochements provisions/factures ;

- Participe à la gestion des marchés à bon de commande (enregistre les BC, PDD, EA et transmet les documents aux cotraitants, tient à jour les tableaux de suivi de répartition);

- Participe à la gestion des marchés en groupement (prépare les dossiers de conventions de groupement, tient à jour les tableaux de gestion des dépenses, recettes, répartition);

- Gère la facturation et la relance clients ;

- Centralise les attestations travaux et enquêtes satisfactions et transmets au service qualité ;

- Gère les demandes de congés, HRM, RTT du personnel de l’agence et tient à jour un tableau de suivi ;

- Gère les déplacements, réservations du personnel de l’agence ;

- Commande les fournitures de bureau ;

- Gère l’organisation des événements internes et externes ;

- Gère le suivi des cartes hors parc de carburant, cartes de paiement des parkings de Monaco ;

- Participe au suivi des dossiers en litiges, sinistres et contentieux ; planification des éléments à apporter aux avocats ou expert, relance, traçabilité et recherche de documents techniques.

Le profil idéal

Diplômé d'un BTS ou DUT de type assistant de gestion PME-PMI, vous bénéficiez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Vous avez connaissance des différentes réglementations sociales liées aux personnels salariés et intérimaires et de gestion/comptabilité.

Vous avez une parfaite maîtrise de l'outil informatique ainsi que des outils Word, Excel et des logiciels de saisie interne, idéalement le logiciel SCORE.

Dynamique et motivé(e), votre sens relationnel et votre goût du travail en équipe seront des atouts pour votre réussite.

Type de contrat :

CDI